En toda organización se maneja una cantidad importante de información acerca de los programas e intervenciones que se llevan a cabo. Desde calendarios internos a guías operativas, recursos y demás materiales de trabajo a cuestionarios de satisfacción, observaciones que quedan apuntadas en algún lugar o correos electrónicos que no clasificamos. 

En otro apartado hablamos de la “evaluabilidad” como uno de los criterios de la evaluación. Se trata de valorar en qué medida disponemos de información útil para saber cómo funciona un programa o qué resultados ha obtenido (por ejemplo, si tenemos datos sobre las personas que han participado, cuántas han sido, si hemos recogido sus opiniones sobre la marcha o tenemos sus contactos para enviarles un cuestionario), pero también si tenemos acceso a las fuentes, si existen documentos sobre la planificación y los contenidos del programa, si los objetivos, la visión o la misión del programa, plan o servicio están plasmados en alguna parte.

El sistema de información es la forma estructurada en la que almacenamos todos esos datos y discursos.

Lo ideal es que se elabore desde la planificación de la intervención, es decir, que el propio programa contemple cómo va a sistematizar cierta información que después será útil para evaluar o hacer seguimiento. Si esto no ha sido así y hemos “llegado tarde”, será uno de los elementos a trabajar como evaluadoras para mejorar la intervención.

-> Recordad que a la hora de almacenar información sobre usuarios/as, trabajadores/as y otras colaboradores/as, hay que tener en cuenta la normativa sobre protección de datos de carácter personal. 

Características de nuestro sistema de información:

• La información debe estar ordenada y ser accesible. Conviene esquematizar o tener un índex para saber dónde está cada cosa.
• Debe ser fácil de recoger y fácil de almacenar. Por ejemplo, si elaboramos fichas de una página para que las trabajadoras puedan rellenar después de cada acción (después de un taller, una charla o la atención a una usuaria/o) podremos establecer comparaciones, comprobar el número de realizaciones y quién las ha hecho. En la sección FICHAS tenemos algunos ejemplos. 

Preguntas para valorar el sistema de información:

•  ¿Existe información suficiente sobre los diferentes aspectos de la intervención/ servicio/ plan? :

planificación

contenidos

materiales y recursos utilizados

personas que han sido beneficiarias del/ de los servicio/s

equipo: quién ha hecho qué, tiempo dedicado, si se han hecho formaciones específicas, etc.

imprevistos e improvisaciones del equipo

resultados obtenidos

• ¿Se ha definido algún procedimiento para la recogida de información sobre la intervención?
• ¿Es fiable, ágil, costoso?
• ¿Se han definido indicadores de seguimiento?
• ¿Si es así, son relevantes para responder a las preguntas de la evaluación?
• ¿Tienen que ver con los objetivos descritos en la planificación de la intervención?
• ¿Hacen referencia a las actividades realizadas?
• ¿Son fiables?
• ¿Son fáciles de obtener?
• ¿Son fáciles de interpretar?
• ¿Se ha definido cuándo de debe recoger la información para cada indicador?
• ¿Se han asignado recursos suficientes para llevar a cabo el seguimiento?